File yang ditata dengan sistem abjad terdiri atas banyak bagian kecil yang mewakili satu bagian abjad. Setiap bagian abjad tidak selalu berupa sebuah huruf dalam abjad. Cara penataan dan peralatan yang dibutuhkan sebagai berikut :
1) Guide
Guide berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan guide yang tepat akan mengurangi waktu yang tersita dalam pencarian huruf/nama yang dibutuhkan. Guide dalam metode penyimpanan abjad dibedakan menjadi dua tipe berdasarkan isinya yaitu yang berisi huruf dan yang berisi kata/nama/masalah. Guide yang diperlukan sebagai berikut :
a) Guide Utama/Guide Primer
Guide utama mewakili semua bagian kelompok berkas secara garis besar. Guide A1 dan B2 pada posisi pertama merupakan guide utama. Jika volume berkas individu di perusahaan dalam file penyimpanan kecil, maka hanya guide utama yang diperlukan untuk membagi file/berkas dalam beberapa bagian alpabet. Dalam sistem ini, guide sebaiknya menggunakan warna tertentu.
Seperangkat guide digunakan untuk membagi alpabet dalam bagianbagian yang berbeda. Perangkat yang paling sederhana adalah 23 atau 25 bagian. Guide mempunyai sebuah tab untuk menulis salah satu huruf dari A sampai W, sebuah tab dengan label MC, dan tab akhir dengan kombinasi XYZ. Dengan cara ini, ratusan folder dengan nama yang diawali huruf besar A akan dapat dibedakan antara kelompok satu dengan kelompok yang lain. Selain itu hal ini akan berguna untuk membantu penyimpanan kembali surat/warkat pada tempat penyimpanan yang tepat dalam suatu bagian.
Setelah mempelajari sistem ini, akan diketahui bahwa ada beberapa bagian dari alpabet yang mempunyai lebih banyak sub bagian daripada bagian alpabet yang lain seperti alpabet B, H, S, dan W. Sub bagian dalam kelompok surat ini diperlukan karena ada banyak nama-nama yang dimulai dengan huruf-huruf ini. Sebaliknya, nama-nama yang dimulai dengan huruf awal O, Q, U, X, Y, Z lebih sedikit frekuensinya, sehingga kelompok surat ini tidak terlalu memerlukan sub-sub bagian.
Guide dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab. Tab akan mempermudah ketika akan menyelipkan berkas untuk menunjukkan bagian yang tepat sesuai dengan alpabet. Selain itu guide juga berfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri, rapi, dan mudah ditata serta ditemukan kembali. Karena itu guide perlu mempunyai bentuk yang tebal dan kaku sehingga penataan dan penemuan kembali berkas akan menjadi efisien.
b) Guide Pembantu (Auxilary Guide)
Guide pembantu diperlukan agar penemuan arsip dapat dilakukan dengan lebih cepat. Guide pembantu atau disebut juga guide sekunder karena letaknya mengikuti atau ada di belakang guide primer. Guide pembantu ini dibuat karena volume berkas individu dalam file penyimpanan besar. Guide ini berfungsi
menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yang banyak; melihatkan bagian masalah tertentu, seperti perlengkapan bidang yang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad; menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama Guide ini menunjukkan hal yang umum yang kemudian diikuti dengan kelompok surat yang diawali dengan huruf/kata yang sama, yang merupakan sub bagian dari berkas itu. Di bagian General A misalnya, di belakangnya diikuti General Appliance, General Aquamarine, General Asbeston dan seterusnya.
c) Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guide dan out sheet)
Guide Keluar (out guide) adalah guide yang dipergunakan sebagai petunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak berada di tempat penyimpanannya. Agar mudah terlihat dan terbaca guide ini diberi warna khusus yang mencolok. Guide keluar akan tetap terus berada di tempat penyimpanan sampai kelompok berkas yang dipinjam dikembalikan ke tempat penyimpanan tersebut.
Lembar keluar (out sheet) berfungsi sama dengan guide keluar yaitu menggantikan berkas yang sedang dipinjam atau yang sedang keluar dari tempat penyimpanan. Namun perbedaannya adalah bahwa guide keluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang dipinjam, sedangkan lembar keluar berfungsi untuk menggantikan selembar arsip yang sedang dipinjam.
No comments:
Post a Comment