Jelaskan Sistem Penyimpanan (Filing System) dalam kearsipan?

Sistem Penyimpanan (Filing System)
Secara umum pengertian sistem adalah merupakan suatu kesatuan yang terorganisir yang mengatur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai tujuan tertentu, atau menurut Betty R. Ricks, sistem adalah sekelompok kegiatan yang saling berkaitan yang secara bersama-sama berusaha mencapai tujuan

Sistem kearsipan dalam suatu organisasi harus bisa mencakup semua subsistem dalam manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan merupakan pelaksanaan fungsi-fungsi manajeman di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip,penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen

Sistem Kearsipan merupakan rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh suatu organisasi yang tepat untuk kepentingan tepat serta bermanfaat pada waktu yang tepat dengan biaya seminimal mungkin. Subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah dinas (form management), pengurusan surat (correspondence management), penataan berkas (files management), tata kearsipan dinamis (records management), dan tata kearsipan statis (archives management).

Pengorganisasian arsip untuk konteks unit kearsipan dan unit-unit pengolah, harus diikuti oleh pemahaman mengenai asas-asas pengorganisasian yang akan dipilih dalam pengelolaan arsip-arsip yang dimiliki (sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan). Pilihan asas pengorganisasian arsip merupakan aspek yang penting dalam manajemen kearsipan agar proses pengelolaan arsip dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Pengelolaan arsip dalam organisasi diharapkan mempertimbangkan variabel-variabel di antaranya:

1. Kemanfaatan dan pembagian unit pengolah arsip dalam organisasi.
2. Situasi lingkungan baik di dalam maupun diluar organisasi sekarang dan yang akan datang.
3.  Kedudukan arsip di lembaga induknya.
4.  Kepemimpinan dalam organisasi.
5.  Partisipasi arsiparis selaku tenaga fungsional dan profesional.
6.  Mengembangkan peraturan dan standar bisnis untuk mendukung penciptaan dan perekaman arsip yang lengkap dan akurat.
7.  Mengembangkan sistem dan control untuk menjamin perekaman arsip yang lengkap dan akurat
8.  Mengembangkan sistem dan pelayanan yang efisien untuk mengakses arsip.
9. Melakukan proses monitoring yang sesuai dengan kebutuhan internal dan eksternal pengelolaan arsip.

Pada dasarnya penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan cara tertentu secara sistematis dengan maksud untuk membantu dan mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip tersebut. Metode penyimpanan yang sistematis tersebut sering disebut dengan sistem penyimpanan arsip (Filing system). Sistem penyimpanan dapat didefinisikan sebagai sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya. ;